Pengertian
Reengineering atau rekayasa ulang adalah perancangan ulang secara pada proses bisnis yang berjalan saat ini dengan penekanan pada pengurangan biaya dan waktu siklus agar terjadi peningkatan kepuasan pelanggan. Rakayasa ulang sangat mungkin dilakukan karena kebanyakan dalam organisasi terdapat sekat-sekat departemen dan unit kerja, tidak ada kepemilikan proses secara individu, dan kadang diluar kendali. Akibat hal-hal tersebut, biaya dan waktu siklus menjadi buruk dan berakibat pada rendahnya kepuasan pelanggan. Dengan demikian, rekayasa ulang akan menjadi solusi yang saling menguntungkan antara organisasi dan pelanggan.
Rekayasa ulang dapat membuat perbaikan proses bisnis secara dramatik terkadang terjadi pengurangan pembiayaan, reduksi waktu siklus, dan peningkatan kepuasan pelanggan secara signifikan. Korporasi melakukan rekayasa ulang proses bisnisnya ketika menginginkan perubahan yang dramatis dalam cara menjalankan bisnisnya atau ketika cara yang dijalankan saat ini tidak sesuai dengan harapan. Pada umumnya banyak proses bisnis yang sangat rumit dan hanya beberapa orang dalam organisasi yang benar-benar memahami dan dapat menjalankan proses tersebut. Untuk itulah rekayasa ulang menjadi penting agar terjadi penyederhanaan proses yang akan berimplikasi pada penghematan waktu dan biaya. Hal ini juga menjadikan mengapa rekayasa ulang ini dapat meingkatkan kualitas kerja karena setiap staf mampu menyelesaikan segala sesuatu dengan cara yang lebih baik. Sebagai tambahan, rekayasa ulang akan menjadikan korporasi lebih fleksibel untuk merespon kejadian yang tidak diinginkan dalam lingkungan bisnis yang berubah cepat melalui edukasi staf.
Berbeda dengan Total Quality Management (TQM) yang pada dasarnya merupakan perbaikan berkelanjutan yang dilakukan dengan perubahan yang relatif kecil pada proses yang kadang ditujukan untuk proses yang terbaik. Perubahan yang sedikit demi sedikit ini akan menyebabkan terjadinya peningkatan dalam biaya dan waktu siklus. Sebaliknya, rekayasa ulang merupakan tindakan sekaligus, perubahan radikal, dan pengurangan biaya serta waktu siklus. Baik TQM maupun rekayasa ulang dapat diterapkan dengan baik, tergantung pada situasi organisasi. Ketika perbaikan berkelanjutan dengan TQM tidak memberikan perubahan yang berarti dalam kinerja, maka rekayasa ulang akan lebih sesuai dan harus diterapkan. Ketika organisasi hanya melakukan rekayasa ulang, maka tetap dibutuhkan perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian keduanya penting; lingkungan yang berbeda dan outcome yang diharapkan akan mempengaruhi pemilihan antara keduanya. Sebelum korporasi memutuskan akan menjalankan rekayasa ulang, terlebih dahulu harus ditentukan faktor keberhasilan kritis dan apa yang akan direkayasa ulang.
Langkah pertama dalam pelaksanaan rekayasa ulang adalah menentukan apakah rekayasa ulang memang dibutuhkan oleh organisasi. Manajemen puncak butuh memahami terlebih dahulu pengetahuan tentang rekayasa ulang baik melalui pelatihan maupun menggunakan konsultan. Hal ini dilakukan agar terdapat kepastian bahwa organisasi memang membutuhkan rekayasa ulang. Jika manajemen puncak melihat bahwa rekayasa ulang adalah penting untuk dilakukan, maka langkah berikutnya adalah membangun komitmen untuk menjalankan rekayasa ulang dengan benar. Pada langkah ini akan banyak ditemuai hambatan dan penolakan dari berbagai pihak. Langkah ini penting untuk terjadinya keterlibatan semua pihak dalam perubahan nyata dalam organisasi. Langkah berikutnya adalah menentukan apakah akan menggunakan konsultan dari luar atau akan menggunakan staf berbakat yang dimiliki untuk menjalankan rekayasa ulang. Jika menggunakan staf internal, maka harus dipastikan team yang terbentuk dilakukan melalui seleksi yang baik, dan team diberi pelatihan yang cukup tentang rekayasa ulang. Sebaliknya, jika korporasi memutuskan menggunakan konsultan, maka tetap tema internal harus dilibatkan berbartisipasi dalam team rekayasa ulang dengan konsultan.
Dalam korporasi yang telah berkomitmen untuk melakukan rekayasa ulang, keputusan untuk memilih proses bisnis apa yang akan direkayasa akan bervariasi yang terganting pada situasi organisasi. Ada dua situasi yang saling kontras untuk menentukan proses bisnis yang akan direkayasa ulang. Ketika organisasi mempertimbangkan bahwa organisasi akan keluar dari bisnis saat ini jika tidak melakukan rekayasa secara drastis. Dalam situasi ini pilihannya adalah lakukan atau tidak sama sekali (yang artinya berhenti dalam bisnis saat ini). Pada sisi ekstrim lain, ketika organisasi merasa bahwa rekayasa ulang cukup rasional namun perlu dilihat terlebih dahulu pada satu proses dan rekayasa ulang dilakukan dengan baik pada proses tersebut. Pada waktu yang akan datang, baru rekayasa ulang dilakukan kembali pada satu atau dua proses bisnis yang lain.
Fase Rekayasa Ulang
Ada empat tahapan untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis yang berhasil, yaitu:
1. Organizing the Organization. Fase pertama ini merupakan titik dimana organisasi perlu memutuskan proses mana yang akan direkayasa ulang. Tergantung pada jumlah rekayasa yang akan dilakukan, team pelaksana perlu dibentuk. Team diorganisasi yang memperhatikan gabungan berbagai ketrampilan yang dimiliki. Pemilihan champion yang akan memimpin tercapainya tujuan adalah sangat penting. Cakupan dan jadwal kerja harus diberikan pada team, termasuk pelatihan sebelum mereka menjalankan rekayasa ulang.
2. Analyzing the Current Process. Fase berikutnya adalah melakukan analisis proses yang berjalan saat ini secukupnya untuk memahami bagaimana proses tersebut berjalan, dan berapa waktu siklusnya. Team harus menyadari bahwa proses yang dibangun harus lengkap yang dimulai dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan. Karena tujuan rekayasa ulang adalah merevisi proses agar layanan pelanggan lebih baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh team; yaitu siapa pelanggan organisasi, dan apa yang mereka inginkan. Dalam proses rekayasa ulang, team harus mampu memutuskan apa yang berjalan dan tidak berjalan pada proses yang direkayasa ulang dan memutuskan bagian mana yang harus diperbaiki.
3. Developing New Concepts. Fase ini merupakan fase ketika tema harus berfikir Out of the box. Haruslah tetap diingat bahwa rekayasa ulang bukan perubahan sedikit demi sedikit, tetapi perubahan yang radikal; yang harus terjadi perbaikan pada biaya dan waktu siklus mencapai 50%. Seluruh sumber daya, teknologi, sistem manajemen yang terbaik saat ini harus menjadi pertimbangan untuk ditemukannya proses baru yang jauh lebh baik.
4. Moving from the Current Organization to the New Model. Ketika model baru telah ditentukan, strategi untuk menjabarkan model dengan konsep baru ini perlu dikembangkan. Terkadang cara yang terbaik adalah mengelola perubahan ini pada sebagian kecil organisasi untuk memastikan tidak adanya kesalahan, kemudian pada unit yang lebih luas, dan akhirnya pada organisasi keseluruhan. Karena perubahan yang dilakukan adalah radikal, maka akan ditemui sesuatu yang tidak diharapkan saat implementasi konsep baru. Kritik dari orang-orang yang tidak setuju perubahan akan terjadi. Ini yang perlu dikelola. Untuk mengantisipasi hambatan, rekayasa ulang hanya dapat berjalan ketika top management memberikan 100% komitmen untuk semua usaha yang dilakukan, dan melawan usaha-usaha yang menghambat. Orang-orang yang bekerja dalam proses rekayasa ulang akan menjadi orang-orang yang tidak populer di lingkungannya; sehingga perlu suatu garansi bahwa mereka akan memperoleh posisi baru, karena kadang mereka tidak dapat kembali pada pekerjaan lama mereka.
Empat Area Kritis
1. Ada empat area kritis yang perlu dipertimbangkan, yaitu kepemimpinan, lingkungan, sistem teknis, dan sistem manusia. Leadership. Kepemipinan merupakan item kritis untuk melakukan rekayasa ulang. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kepemimpinan. Pemimpin harus mendefinisikan dengan jelas outcome yang diharapkan, berhati-hati dalam membuat pernyataan, dan menetapkan penjadwalan yang selalu dikawal.
2. Environment. Manajemen perlu mengetahui dan melibatkan pelanggan dan stakeholder, mengaitkan proses bisnis dengan pelanggan, dan mereviu praktek baik dari pihak yang pernah melakukan rekayasa ulang. Pada situasi ini manajemen harus mampu membawa dan mendorong para pekerja untuk keluar dari zona nyaman menuju zona tak nyaman karena akan terjadinya perubahan. Pembentukan lingkungan ini menjadi penting.
3. Technical Systems. Menajemen perlu mencari dan menemukan sumber daya dari luar yang akan membantu usaha rekayasa ulang yang berhasil. Bantuan teknis ini harus mengikuti proses yang memang terbukti baik dan mengembangkannya menjadi rencana implementasi untuk menggantikan proses yang berjalan saat ini.
4. People Systems. Rekayasa ulang hanya dapat berjalan dengan baik ketika orang-orang di semua level dalam organisasi diperhatikan dan dilibatkan. Team perlu diberdayakan, dan team antar fungsi (cross-functional) perlu bekerja semua dalam isu rekayasa ulang ini.
1 komentar:
Borgata Hotel Casino & Spa, Atlantic City, NJ - Dr.MD
Borgata Hotel Casino & Spa, 수원 출장안마 Atlantic 포항 출장안마 City, NJ. Address: 1 Borgata Way, Atlantic 계룡 출장안마 City, NJ 08401 영천 출장샵 United 이천 출장샵 States. Telephone: (609) 897-7000.
Posting Komentar